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2024年10月4日

クレーム対応について

ビジネスをしていると大なり小なりクレームが生じることがあります。

 

クレームをゼロにすることを目指していますが、ビジネスは、人と人が関わり、金銭が動くため、言い方や受け取り方1つで問題が生じることがあります。
カスタマーハラスメントやクレーマーという問題行動を起こす人がいます。
今回は、この問題行動を起こす人の対応について書きたいと思います。

 

クレーム発生は、ビジネスを展開している以上、どうしても避けられないことがあります。
規模が大きくなるとなおさらだと思います。

 

たとえばユニクロやスタバを例にすると
私はこの2店に100回以上行っていますが、嫌な気分になったことはなく、店員さんはとても丁寧で感じが良く、商品にも大満足です。

 

知り合いと話してもこの2社は同じ評価でクレームを言った人とお会いしたこともないですが、そんなユニクロやスタバでさえ、クレームはゼロではないはずです。

 

ではクレームが発生したときにどうすれば良いか。
その対応で全てが変わると思います。

 

私は、会社員時代に会社に届いたクレームを対応をする役割に就いたことがあります。
この対応が最も大切なんだと上司が仰っていたので自分から立候補しました。
そのときの経験は今の経営者人生でとても役立っています。

 

その部署には絶対的なノウハウ集のようなものがありました。
おそらく何十年先人たちから引き継がれたものだと思います。
当時ではクレーマーと記載がありましたが、今でいうカスタマーハラスメントというのかも知れません。

 

①まず謝罪
まずお客様のお話を聞いてからまず謝罪せよとありました。
これが真っ先にすることであると。
謝罪したら事実を全て認めたとか、揉めたときに不利になるから謝罪はしないなど意見はありますが、
この謝罪の意味は、クレームを言いたくなる気持ちにさせてしまい申し訳ございませんという心からの謝罪とのことでした。
私は今もこれを実践しています。

 

②次に真摯な対応
クレーム対応にしっかり寄り添い、できるだけの対応をする。
先方の要望は聞くようにとありました。
この②でクレームの95%は無くなると記載がありました。

 

③上記でも止まらない5%への対応
この項目の中に「クレーマーの特徴 96項目」というのがあったのを強烈に記憶が残っています。
全項目は覚えておりませんが、たくさんありました。
なぜ100項目ではなく、96項目?とくだらないことを思った懐かしい記憶があります(笑)

 

クレーマーの特徴とは、
「時間がある。単に何か言いたい。ネット情報を信じ込む。(証拠のため)電話録音が好き。(証拠のため)動画撮影が好き。(証拠のため)メールで寄こせと言う。事実誤認が多い。話を大げさに話す。自分を大きく見せる性質がある。診断書が出ていると申す。弁護士から通知が行くと申す。電話が長い。電話の趣旨がわからないことが多い。小さなお金目当て。実は裁判では勝てないとわかっている。無料の法律相談を弁護士の意見と言う。薄い法律知識で何条によるとという会話が多い。」などです。

 

業務に従事する前は、上記96項目は偏見ではないだろうか。
こんな人いるのか?と思っていましたが、これが本当いるんです。
しかも少なくないのです。

 

実際にクレーム対応の部署を1年経験して思ったのは、この96項目は真理を極めているということに驚かされました。
クレーマーのほどんどは、複数の項目にヒットします。
逆に話が短く、理路整然と話す人は皆無です。
クレーム対応した経験のある方だと、気持ちわかるのではないでしょうか。

 

もうドンピシャでした。

 

そしてその96項目の最後の文章が私は本当に印象的でした。
それでもクレームが繰り返される人(5%の方)には、「今後は書面でお願いします。可能なら弁護士を通じてお願いします。」と伝えてくださいとありました。

 

私はこの文章が気になりました。
当時の上司にこのようなことを言うのは反感を買うのではないかと質問したところ、
「企業から弁護士を通じてお願いします。というときは、今までの会話内容や証拠書類も整い、
言い方は悪いけどぜひ反論したいときなんだと。クレームを言う人も実はこれ以上はまずいとわかるんだよ」と教えられたのを思い出します。

 

不思議とピタリと電話も止まり、弁護士からの通知も来たためしがないそうです。

 

当時の上司は、企業にも言いたいことがたくさんあるのに1つも言えない。
法廷ならしっかり主張できるから、できることなら避けたいが、あまりにクレームが止まないときは、法廷が良いんだよ。
法廷は怖いところではなく、公平に審査してくれる場所なので、真摯に対応することが逆にお客様のためにもなるとも仰っていました。
もちろんこれが正しいとは思いませんが、理解できる部分もありました。

 

会社員時代に上記担当をしたことは本当に貴重な財産です。
人間の深層心理がわかった気がします。

 

カレーのCOCO壱番屋の創業者は、インタビューでお客様の声の中でもクレームは徹敵的に読んで改善したとのこと。
クレームには自社の成長につながる全てが詰まっていると仰っていました。
そのため私も全て把握しています。

 

そこで驚いたことがあります。

 

令和6年4月、JR東日本グループカスタマーハラスメントに対する方針をJR東日本は公表されました。

 

こんな大手企業が表面する素晴らしい時代になったなと思いました

 

この方針の中で、JR東日本は「お客さまからのご意見・要望に対して、これからも真摯に対応」するとしている一方、

「カスタマーハラスメントに該当する行為に対しては、毅然とした対応」をすると表明しています。

 

弊社もまずお客様のためにしっかり真摯に対応することは前提ですが、万が一、
カスタマーハラスメントに該当すると判断した場合には、毅然とした対応をします。
最近、ネットニュースでカスタマーハラスメントの話題が多いので、改めて考えた次第です。

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